Подсказка

Для эффективного поиска ответа на Ваш вопрос, выберите вопросительное слово, например "Как" и соответственно этому вопросительному слову составьте свой вопрос. Если Ваш вопрос не содержит вопросительного слова, то выберите в списке -//- и просто напишите свой вопрос.

Как организовать передачу дел при увольнении сотрудника?

Спрашивает Rodnoi   15 апр. 2016
Как правильно организовать передачу дел при увольнении сотрудника из компании?
Ответ
Организовать передачу дел в компании может как сам увольняемый, так и его руководитель.

Зачастую в коммерческих организациях передача дел не инициируется специальным приказом, о котором говорится в предыдущем ответе. В некоторых коммерческих организациях делопроизводство не на такой высоте, чтобы по каждому поводу издавались приказы. В гос.учреждениях всё иначе - там всё регламентировано и о передаче дел скорее всего издается обычно специальный приказ.
Как инициировать передачу дел самому увольняемому, если он желает, чтобы после его ухода с работы не возникало потом вопросов от оставшихся сотрудников. Если вы работаете с бумажными документами, требующими систематизации, то достаточно сделать опись всех вверенных вам папок (дел/досье и т.п.). Кроме того, в каждой из таких папок должна быть отдельная опись содержащихся в них документах. Обычно такая опись подшивается в папку первым листом.
В современном обществе многие документы хранятся в электронном виде, в связи с чем, при передаче дел в перечень передаваемых документов можно добавить и скопированный путь к электронной папке,в которой хранятся прочие, имеющие отношение к данному досье документы.
Как отмечалось в предыдущем ответе, передача дел производиться по акту приема-передачи, второй стороной которого желательно чтобы выступал руководитель вашего подразделения (отдела), в котором вы работаете. Далее руководитель распределит оставляемые вами дела между оставшимися сотрудниками.
Если сотрудник, который возьмет на себя исполнение вашей работы уже известен, то дела передаются этому сотруднику.
Можно обойтись и без формального акта приема-передачи дел, а отправить всю информацию (перечень документов/дел/досье/папок, ссылки на электронные документы, список контактов) по электронной почте "аутлук", в котором можно выставить функцию "оповестить о доставке и прочтении". В результате после получения и прочтения этой информации вашим руководителем, вы получите ответ от системы "получено" и "прочитано". Эти почтовые документы-ответы можно распечатать и сохранить у себя вместе с перечнем дел.
Передавая документы/дела по акту, оставляйте себе второй экземпляр (подлинник) акта.

При увольнении желательно систематизировать свои дела: подшить не подшитые документы, лежащие на вашем столе, по соответствующим папкам, расставить все папки на свои места, чтобы доступ к ним был удобным и после вашего ухода у новых сотрудников вопросов не возникало и вас чтобы не беспокоили с "прошлой" работы.
17 апр. 2016 04:05

Обладаю личным опытом


Другие ответы
1
Действующих нормативных актов, описывающих передачу дел при увольнении сотрудника организации нет. Но нужно руководствоваться здравым смыслом. 1) Издать приказ о передаче дел, в котором указать дату и сроки передачи дел, лица передающие и принимающие ... Еще
15 апр. 2016 20:45

Обладаю личным опытом

2
Для начала надо определиться с его функциональными обязанностями и перечнем видов документов, которые он получал и готовил. Затем изучить номенклатуру дел, которые он был обязан формировать в связи со своими функциональными обязанностями. Далее ... Еще
18 апр. 2016 11:31