Что написать в объяснительной?

Напишите то, что Вам известно, а также когда это стало известно и как.

Придется написать и о том, как Вы среагировали на данное известие, какие меры в пределах своих полномочий приняли, а также их результат.

Если Вы знали, но молчали и ничего не предпринимали по изменению ситуации, Вы можете быть наказаны.